技术文章:电子印章——懒人工作通为行政办公化繁为简
发布:云创科技
2012-03-07

     


  
随着无纸化办公模式(OA)的兴起,这在中国已经流转了几千年在文件上盖章的传统会逐渐消失么?答案显然是否定的。事实上,印章已经不单单是一种用于识别的标记,更成为一种深厚的民族文化和象征而存在。无论是哪种原因,印章文化都已在中国人的工作和生活中不可或缺。

  但OA系统的出现,让印章的载体变成了今天的电子文档;印章的形式也变成了今天的电子印章。那么,怎样在电子文档的审批流转中使用电子印章呢?我们通过以云创科技的懒人工作通协同OA系统来实际了解一下。

  所谓电子印章,顾名思义就是电子化印章,作为加密文档的一种技术途径,电子印章提供了更高强度的安全认证信息,可以满足企业高标准的安全要求,目前已经在OA系统中广泛使用,主要用法是:
  一、在OA系统的审批文件中加盖公司印章或个人印章、个人签名,而在云创科技的懒人工作通协同OA系统中,无论是WORD文件,还是电子表单,都可以加盖电子印章;
  二、在OA系统中指定电子印章的使用人员,如财务人员只能只使用财务章,而无法使用合同章,一般员工只能使用个人印章等;
  三、在OA系统中验证电子印章的真伪(通过电子口令来控制),防止被复制和盗用。
  加盖电子印章和签名后的文件效果图如下:
  1)Word文档:可以手动插入电子印章,也可以将电子印章添加到文档模板。


 
 

  2)电子表单:审批人审批表单时,系统可自动插入电子印章,无需手动操作。


 
 
  怎样制作电子化印章呢?很简单,只要将企业印章、个人印章或个人签名盖到白纸上,扫描到电脑里调整好大小,然后通过云创科技懒人工作通协同OA系统中的电子印章管理功能模块,就可以将印章图片转换为加密的电子印章了。
 
  电子印章的安全性:在云创科技懒人工作通协同OA系统中,印章安全通过三个手段来保障:一是电子印章必须设置密码后方可使用;二是每个电子印章在文档中都能够通过Word批注看到印章是由哪个用户在什么时候盖的,如果将双击印章后,在批注信息中不显示印章人信息,那就表示这仅是一个印章图片而不是真实的印章;三是对于电子印章,OA系统中模拟公司实际管理,能够设置公章的所有者--即公章的可用人员,如果当前用户不是公章的可用人员,那么即使在审批中有盖章权限,也不能看到和使用公章。
  加盖电子印章时需要进行密码验证,以保证印章的安全性,如下图示:


 
  
  需要指出的是,中小企业、政府机关、科研机构等不同类型的单位对电子印章安全性的要求会有很大差别。懒人工作通OA中集成的电子印章管理是一个实用、易用、高性价比的解决方案,安全性对于绝大部分企业来说足够使用了。但如果企业有更高的需求,则可以集成更高级别的电子印章或文件管理控件,甚至集成CA认证。但这种系统的价格往往非常高昂,甚至远远超出了OA系统的价格,所以企业需要考虑清楚,在安全性和成本之间达到一个合理的平衡。
 
 

 

 

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